Правомерен ли отказ сотрудников ЗАГСа в приеме заявления, если у девушки украинский паспорт, а справка об отсутствии брака из ДНР?

Здравствуйте! Подскажите пожалуйста! Ходили со своей девушкой в загс для подачи заявления, но у неё украинский паспорт и прописка Донецкой области. Есть документ с ДНР о том что она не состояла в браке заверенная нотариусом, но у нас отказались принимать заявление мотивируя это тем что у неё паспорт именно украинский и нужно брать эту справку именно на территории Украины или в посольстве в Ростове- на- Дону. По понятным причинам не хотелось бы ехать на Украину, да и в посольстве эта справка стоит 4 т.р.! Мой вопрос: Законно ли поступили сотрудники загса? Если да, то может есть другой вариант развития событий! Заранее спасибо!!!